SISTEMAS DE COMUNICACIÓN ÁGILES PARA LAS PYMES

SISTEMAS DE COMUNICACIÓN ÁGILES PARA LAS PYMES

Siguiendo en la línea de artículos anteriores sobre la necesidad que cualquier tipo de organización en el mundo disruptivo y cambiante como el que vivimos,necesariamente tiene que tener un sistema de gestión que sea ágil, damos un nuevo paso más y profundizamos en un elemento clave que es el Sistema de Comunicación, que tenga en cuenta a todos los grupos de interés en la organización con el objetivo de satisfacer todas su expectativas y necesidades.

Dentro del Sistema de Comunicación, incluimos la Información y los Datos que los empleados a todos los niveles van a necesitar para la correcta toma de decisiones y por tanto ejecutar bien los procesos que llevan a cabo, sus funciones y responsabilidades relacionadas. Hay que eliminar los silos de información que incapacitan a la organización para que los procesos interactúen y puedan planificarse y coordinarse de manera óptima.

En las organizaciones ágiles todos los colaboradores son importantes, todos son personas que aportan valor, todas esperan un entorno confiable y transparente donde la información que les pueda afectar la conocen desde un primer momento, es de esta forma como se sienten motivadas, y en consecuencia efectivas en sus posiciones.

No existe la cultura del miedo, por lo que se considera que los equipos de trabajo con malos resultados no necesitan la protección del anonimato. Se confía en que las áreas de gestión que pasan por una etapa difícil se harán cargo de manera responsable de la realidad de su situación y buscarán soluciones a través de la mejora continua. En las organizaciones obsoletas, las jerarquías informales resurgen cuando algunas personas están informadas de lo esencial, y otras no. Es la semilla de las relaciones tóxicas, el control manipulado, generadora del mal ambiente de trabajo.

Es en un sistema de comunicación transparente y confiable donde se demuestran y se ponen a prueba los verdaderos valores corporativos de la organización.

La comunicación empresarial se basa en establecer acciones que conlleven a disminuir la incertidumbre sobre la información que circula a nivel interno y externo; desarrollando flujos directos con cada uno de las partes interesadas con las que se relaciona.

Para esto es necesario establecer canales y espacios específicos, utilizando diferentes tipos de comunicación que permitan integrar eficaz y eficientemente los equipos de trabajo.

Así pues distinguiremos entre tres categorías de comunicación empresarial, a) según el emisor de la comunicación,  b) según su procedencia, y c) según sus interlocutores .

A) Emisión de la Comunicación,

Vertical

1.1 Descendente o Complementaria: teniendo en cuenta que la racionalización del trabajo es el principal factor que origina una estructura organizacional, en ocasiones burocratizada y paternalista, en la cual cada cargo inferior se encuentra bajo la influencia y control de un cargo superior, generando el desarrollo de la comunicación descendente. Aquella que fluye desde los rangos superiores de la Organización, hasta los rangos inferiores.

1.2. Ascendente: donde se permiten establecer canales de comunicación que :

*Ofrecen la participación de los empleados por parte de su superior, generando un ambiente de empatía y cordialidad en los diferentes equipos de trabajo.

*Los miembros de los grupos desarrollan lazos de solidaridad, los cuales generarán una estructura que será capaz de responder por todo el equipo.

Por lo tanto, es factible contar con una comunicación en sentido contrario a la mencionada en el punto anterior, con el fin de establecer un ciclo continuo de información confiable entre los diferentes niveles organizacionales.

2. Horizontal o transversal :

los miembros de una empresa desarrollan relaciones que se extienden fuera del trabajo. Estas relaciones llevarán a aumentar o disminuir el esfuerzo para alcanzar los objetivos planteados, por lo tanto debe ser administrada cuidadosamente, para no entorpecer el desarrollo empresarial.

Hay que tener en cuenta que en las interacciones humanas las dos partes se influyen mutuamente, las limitaciones de los seres humanos generan grupos sociales, y los grupos sociales se desarrollan cuando se comparten: objetivos, interacción entre los conformantes y deseo de cooperación.

De esta forma se genera una comunicación entre los diferentes niveles de la organización que comparten un ambiente de trabajo que a nivel jerárquico se encuentran en el mismo rango de confianza.

B) Procedencia de la Comunicación, nos encontramos con dos ámbitos diferenciados :

  1. Comunicación Interna: es importante aclarar, que todas las teorías administrativas mencionadas anteriormente; generan comunicaciones Internas las cuales proceden y son dentro de la estructura empresarial.
  2. Comunicación Externa: se trata cuando las organizaciones se comunican e interactúan con el exterior, a través de los sistemas interdependientes y sistemas abiertos; generando así un flujo de información que procede y procesa el Entorno Externo.

C) Interlocutores en la Comunicación, nos encontramos con estos aspectos :

  1. Bidireccional: es la comunicación más utilizada, en ella la interacción es de doble vía, generando una retroalimentación constante.
  2. Multidireccional: gracias a la globalización de la información, es necesario tener en cuenta que la comunicación no se soporta únicamente en un emisor y un receptor, actualmente se generan respuestas de múltiples grupos de receptores, generando un mecanismo de retroalimentación mucho más enriquecedor, que en una comunicación Bidireccional al contar con un sin número de participantes interesados en presentar sus opiniones y puntos de vista sobre un tema en particular.
  3. Monodireccional: es una comunicación que se trasmite en un solo sentido donde el receptor no presenta ninguna respuesta, todavía utilizada actualmente en empresas burocratizadas y con estilo de dirección controladores y paternalistas, no presente en organizaciones altamente participativas.

Las organizaciones ágiles se caracterizan por su estilo de comunicación asertivo, más natural, directo y claro; abierto a las opiniones ajenas, generando la misma importancia que a las propias (sin menospreciar sus opiniones personales ni tampoco las de los extraños).

Se sustenta en el respeto a uno mismo, el cual debe ser transmitido respetando a las demás personas, generando así un dialogo en el cual no se “impone” ninguna de las dos partes, sabiendo de ante mano que las posturas planteadas posiblemente no coincidan; y es necesario trabajar en puntos de convergencia para buscar una solución y no un conflicto.

La estructura de un Plan de Comunicación es parte del Plan de Estratégico Empresarial, el cual puede ser gestionado por proyectos o para toda la organización; sin olvidar las prioridades y recursos con que se cuentan para dicha labor. De lo contrario no se comunican convenientemente muchos puntos críticos de la estrategia que deberían ser conocidos por las personas que componen la organización, de tal forma que éstas se encuentren alineadas con las metas a conseguir , de lo contrario puede parecer una “rueda suelta”, que gira sin una orientación definida, y entrar en incoherencias continuas que desmotivan enormemente a los equipos de trabajo.

Los elementos básicos de un Plan de Comunicación Empresarial son :

  1. La definición del Alcance,

   el Plan debe construir un conjunto de relaciones entre los diferentes públicos (internos y externos) de la Organización, donde sea posible lograr el nivel de eficiencia y eficacia deseado; con el fin de alcanzar el objeto social de la misma, sin olvidar que todo es posible mediante la interacción de personas.

   Por lo tanto el alcance estará determinado, por el conjunto de públicos que serán objeto de dichas comunicaciones. Esto debe abarcar canales, medios, mensajes, periodicidad, mecanismos de retroalimentación y análisis de impacto.

  1. Objetivos,

   es necesario establecer que se pretende alcanzar con las actividades que se pongan en marcha. Los objetivos deben ser cuantificables, con el fin de determinar el progreso; esto tiene una relación directa con que sean realistas.

  1. Público(s) objetivo,

    la selección del público objetivo, es un proceso evolutivo; es fácil seleccionar múltiples grupos de personas a las que se quiere dirigir, pero es necesario realizar filtros continuamente, con el fin de depurar los grupos de personas que deben recibir los diferentes comunicados.

   Cada público debe estar relacionado con la estructura organizativa, de esta forma se establecerá el tipo de comunicación y estilo comunicativo más indicado con el cual se deberá relacionar con dichos grupos.

  1. Mensajes,

    Cada uno de los mensajes estará relacionado con actividades particulares de los   procesos organizacionales. Es conveniente que se desarrolle una estructura que permita determinar el tipoy estilo de comunicación que se utilizará para los diferentes públicos versus los escenarios donde serán utilizados.

  1. Acciones,

   representan la ejecución de las actividades a desarrollar y los medios a utilizar para desarrollar el Plan de Comunicación. Estas acciones deben tener un responsable definido, el cual deberá utilizar por lo menos un mecanismo de retroalimentación para determinar el grado de eficacia dela acción realizada. El conjunto de acciones deberán ser verificadas continuamente, con el fin de garantizar el uso de las más apropiadas.

  1. Mecanismos de retroalimentación,

   los mecanismos de retroalimentación son equivalentes a acciones, que se deben llevar a cabo para determinar sí las diferentes comunicaciones realizadas alcanzaron el propósito para el que fueron desarrolladas.

   Estas acciones deben ser cuantificables, con el fin de determinar qué porcentaje del público objetivo recibió el mensaje; y en qué grado se generó una interacción con él mismo.

  1. Presupuesto,

   con el fin de calcular los anticipos de ingresos y egresos que producirá el diseño y desarrollo del Plan de Comunicación, es necesario desarrollar un plan de acción dirigido a cumplir dicha meta, este debe estar expresado en términos financieros, enmarcado en un tiempo (cronograma) y bajo un conjunto de condiciones previstas. El presupuesto deberá ser evaluado continuamente versus el cronograma de trabajo, con el fin de verificar la alineación o no de los dos; analizando los objetivos propuestos versus los alcanzados.

Por último vale la pena remarcar los puntos más significativos de un Sistema de Comunicación Empresarial,

  • Las comunicaciones verticales descendentes, deben tener el menor número de saltos entre la fuente emisora y la receptora, de lo contrario cada salto agregará o disminuirá información, produciendo una comunicación errónea.
  • Las comunicaciones de carácter privado deben ser gestionadas cuidadosamente para que estas no se conviertan en conversaciones de pasillo, produciendo un ambiente laboral desagradable y poco productivo.
  • El riesgo de producir una filtración de información se incrementa proporcionalmente con el número de niveles verticales que deba atravesar dicha comunicación.
  • Las comunicaciones deben ser claras, concisas y precisas; de lo contrario parecerá que se pretende producir un ambiente donde la transparencia no es la premisa de la Organización.

Las ventajas de externalizar a través de Heras Consulting la implementación y el seguimiento de un sistema de gestión ágil, son las que siguen :

  • Profesionales con dilatada experiencia, amplios conocimientos, y habilidades directivas, capaces de gestionar proyectos de cambio empresarial.
  • Reducción de costes fijos y flexibilidad en el desarrollo de los proyectos.
  • Se vence la resistencia al cambio de la mano de directivos con perspectivas independientes.
  • Liberación de recursos y esfuerzos que se centran en el corazón de la actividad del negocio.
  • Adaptación e inmediatez a las necesidades temporales.
  • Refuerza la capacidad de ejecución del empresario, o equipo directivo actual, a través de la transferencia programada del conocimiento .
  • Se consiguen rápidamente ventajas competitivas con impacto en resultados.
  • Posibilidad de convertir el servicio en asesoramiento continuo al empresario.

Nuestro objetivo es claro, aportar valor y un total compromiso con los resultados de nuestros clientes.

Juan Antonio Heras
Consultor, Auditor, Mentor, Formador
Heras Consulting

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