PLAN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO PARA UN MUNDO VUCA

PLAN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO PARA UN MUNDO VUCA

El contexto resultante de la pandemia ha supuesto un reto para las empresas que han tenido que responder con resiliencia ante sus consecuencias. Pero, cómo han respondido aquellas empresas que lo han hecho de una manera proactiva, ágil y efectiva ¿. Pues a través de la herramienta empresarial de un buen plan de continuidad de negocio. Dependiendo del grado de madurez de cada empresa, algunas tendrán que diseñar y establecer dichos planes, otras tendrán solamente que revisarlos para fortalecerlos, y las que mejor estén preparadas auditarlas para conseguir mejoras de cara a la excelencia en la gestión.

La pandemia ha comportado en muchas organizaciones un reflexión profunda sobre aquellos aspectos, internos y externos, de la gestión empresarial que llevan asociados determinados niveles de riesgo que por su importancia y trascendencia puedan dar lugar a cuestionar las actividades habituales del negocio, y en consecuencia la continuidad del negocio.

Ahora son muchas las empresas que han pasado a ser conscientes de la necesidad de elaborar e implementar planes de gestión de crisis o de continuidad del negocio (en inglés Business Continuity Plan-BCP), para responder de manera ágil y adecuada a los llamados “cisnes negros”, acontecimientos con muy poca probabilidad de ocurrencia pero con un alto impacto y consecuencias en las operaciones y actividades de la organización.

Las estadísticas son muy claras y hablan por sí solas, los informes de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, en inglés), entorno al 60% de las pequeñas empresas tienen que liquidarse después de un desastre y otro 25% en los 12 meses siguientes.

En la gran mayoría de los casos, esto es debido a que no disponen de un plan de continuidad de negocio adecuado para responder con eficacia a la ocurrencia de un siniestro inesperado. El trabajo y esfuerzo necesario para recuperar la actividad previa al desastre, es muy elevado, pero todavía lo es más, si en el momento en que ocurre no se actúa con diligencia y de manera eficiente para recuperar el funcionamiento previo, de esta forma las empresas no logran tener una estrategia clara de recuperación y es muy posible que quiebren poco después.

¿Pero qué es la continuidad del negocio?

La continuidad del negocio se compone de un conjunto de procesos que forman la estrategia de una organización para volver a recuperar de manera eficiente y rápida la actividad empresarial. Se trata de evitar, por un lado la ocurrencia de un riesgo con consecuencias elevadas, y por otro una vez ocurrido minimizar las consecuencias que pueda conllevar el desastroso hecho.

Se le tiene que dotar a la organización de la capacidad suficiente y necesaria para proveer a sus clientes de la manera más rápida posible de sus servicios y/o productos con la calidad de siempre, y de esta forma minimizar el impacto en la generación de ingresos.

Cualquier organización, con independencia de su tamaño, sector, y localización, debería disponer de un BCP, que pueda evaluar los riesgos significativos y la estrategia proactiva y clara de acción para poder atenuarlos.

Seguidamente relacionamos una serie de elementos básicos que debe incluir un plan de continuidad de negocio,

  • Determinar qué productos y/o servicios son fundamentales y deben priorizarse en el proceso de selección basado en la protección y la recuperación.
  • Establecer los niveles de riesgo de los procesos operacionales que tienen que ver con esos productos/servicios y los activos implicados para que puedan ser desarrollados (empleados clave, recursos cruciales para su entrega, datos y documentación fundamentales, tecnología utilizada, sistemas e instalaciones de infraestructura, maquinaria equipos, etc.)
  • Diseñar y ejecutar una estrategia que asegure los activos y recursos clave y mantenga las operaciones empresariales al máximo nivel posible.
  • Tener documentado rigurosamente los principales puntos de control estratégicos del plan de continuidad de negocio.
  • Testear el plan de continuidad de negocio realizando simulacros para ver si su estrategia funciona correctamente, y poder mejorarlo con aquellos aspectos que una vez puestos en práctica no son efectivos.

El Plan de Continuidad de Negocio en mayúsculas requiere del máximo apoyo constante de la alta dirección ejecutiva y de los órganos de gobierno de la organización. Como hemos visto antes, debe ser la herramienta de uso para garantizar el futuro de sus actividades.

También es fundamental la supervisión de los planes de continuidad, su seguimiento y evaluación, así como mantenerlo “vivo” en la toma de conciencia de todas las personas de los diferentes equipos. En la mayoría de ocasiones, es tan importante el enfoque seguido de arriba-abajo como de abajo-arriba de la estructura organizativa.

Los principales puntos que el órgano de gobierno debería tener en consideración tendrían que responder a las siguientes preguntas,

  • ¿Ha desarrollado la Dirección planes de acción concretos para cada uno de los escenarios de riesgo alto en los que la organización podría verse involucrada en una crisis?
  • ¿Mantiene la organización una comunicación fluida y efectiva con todas sus partes interesadas?
  • ¿Saben los directivos y gestores de la empresa cómo minimizar el riesgo de que la actividad del negocio se vea parada o ralentizada?
  • ¿Ha evaluado la organización los riesgos en materia de ciberseguridad que se abren en entornos VUCA como los actuales?

La Dirección de las empresas debería poder dar respuesta a todas estas cuestiones.

Así pues, gestionar de manera adecuada la continuidad de negocio tiene tres grandes ámbitos, el estratégico, el operacional y el metodológico.

El ámbito estratégico se corresponde con el diseño y el correcto establecimiento de los objetivos que la organización quiere conseguir en materia de continuidad de las actividades en cualquier escenario posible.

El ámbito operacional trata de definir el plan de acciones para poder alcanzar los objetivos de continuidad, asignando recursos, tareas, plazos y personas responsables.

El ámbito metodológico determina la implementación de los diferentes procesos y funcionamiento del plan, en cada área de gestión funcional, su interrelación y coordinación entre ellas.

Introducir y hacer funcionar la continuidad de negocio en un sistema de gestión necesita del establecimiento de prioridades en cada uno de los mencionados ámbitos, y para ello es fundamental identificar los posibles riesgos existentes, por muy inverosímiles que parezcan, posibles escenarios con mayor impacto en el negocio, analizar probabilidades de ocurrencia y sus consecuencias.  

Desde Heras Consulting recomendamos que todos los factores, análisis y procedimientos de actuación, se encuentren formalizados a través de información documentada que permita dar respuestas en todo momento a situaciones y eventos de riesgo ocurrido.

De la misma forma, creemos del todo necesario que se configuré un comité perfectamente formado y cualificado que sepa cómo hacer actuar a sus equipos en cualquier momento llegado el caso, y que siempre esté en búsqueda de la mejora continua que optimice el sistema de gestión.

Las ventajas de externalizar a través de Heras Consulting la implementación y el seguimiento de un liderazgo empresarial ágil, son las que siguen :

  • Profesionales con dilatada experiencia, amplios conocimientos, y habilidades directivas, capaces de gestionar proyectos de cambio empresarial.
  • Reducción de costes fijos y flexibilidad en el desarrollo de los proyectos.
  • Se vence la resistencia al cambio de la mano de directivos con perspectivas independientes.
  • Liberación de recursos y esfuerzos que se centran en el corazón de la actividad del negocio.
  • Adaptación e inmediatez a las necesidades temporales.
  • Refuerza la capacidad de ejecución del empresario, o equipo directivo actual, a través de la transferencia programada del conocimiento .
  • Se consiguen rápidamente ventajas competitivas con impacto en resultados.
  • Posibilidad de convertir el servicio en asesoramiento continuo al empresario.

Nuestro objetivo es claro, aportar valor y un total compromiso con los resultados de nuestros clientes.

Juan Antonio Heras
Consultor, Auditor, Mentor, Formador
Heras Consulting

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