LA PLANIFICACIÓN ECONÓMICO FINANCIERA PARA LAS PYMES ÁGILES

LA PLANIFICACIÓN ECONÓMICO FINANCIERA PARA LAS PYMES ÁGILES

En el entorno empresarial tan incierto y cambiante como el que vivimos, las herramientas económico-financieras de planificación, elaboración de presupuestos y el forecasting (PBF, por sus siglas en inglés), se integran en un marco de control de gestión del negocio que permite a las organizaciones vincular, en sentido “top-down”, sus objetivos estratégicos con sus previsiones financieras y operativas, e informar de los resultados tomando como referencia dichos objetivos. Estas herramientas tienen que integrarse de forma profesional en la gestión también de la pyme para que sus proyectos empresariales resulten del todo exitosos.

Los procesos PBF deben apoyar al negocio a entender cómo contribuyen sus actividades a materializar su estrategia a largo plazo. Esta será la base para asignar recursos escasos en consonancia con el propósito estratégico del negocio y planificar acciones que ayuden a alcanzar sus objetivos estratégicos en un entorno cambiante de mercado.

Comenzaremos por indicar a continuación las funcionalidades de estas tres herramientas básicas para la gestión empresarial.

La planificación financiera ayuda en la asignación de los recursos necesarios para que la empresa a través de un plan estratégico top-down pueda definir sus objetivos, las actividades y los planes de acción a alto nivel requeridos para lograr los retos de la organización.

La presupuestación económica, permite alinear la asignación de recursos y determinar los ingresos y gastos de explotación que serán necesarios para conseguir las metas y los objetivos estratégicos establecidos en toda la organización. 

El forecasting, consigue monitorizar el resultado esperado del negocio, a través de diferentes escenarios con sus probabilidades de ocurrencia estimadas, anticipando las acciones correctivas que sean necesarias para redirigir posibles desviaciones de las metas previstas, así como maximizar las nuevas oportunidades que vayan surgiendo.

No obstante el proceso de planificación, presupuestación, y forecasting tiene tres ámbitos que son críticos y en los que hay que focalizarse para su mejora continua, y alinearse con un marco de control de gestión excelente. A continuación hablaremos sobre estos tres ámbitos, y cuáles son la acciones clave para desarrollarlos de una manera que constituya una práctica.

  1. Crear una cultura organizativa y una metodología apropiada. La Dirección debe contar con el área financiera como facilitador del proceso, así como uno de los inputs importantes para el mismo. Las medidas de desempeño tradicionales refuerzan acciones cortoplacistas y raramente están alineadas con objetivos estratégicos. Estas son las acciones clave a realizar,

A) Poner foco el top-down y en el bottom-up. El director financiero debe trabajar continuamente en todos los niveles de la empresa para velar por que los altos ejecutivos no politicen el proceso presupuestario o impongan sus cifras unilateralmente.

B) Responsabilizar a todas las áreas de gestión. El proceso PBF debe ser responsabilidad del negocio, contando con el soporte de Finanzas para asegurar su integración y una verdadera participación de toda la organización.

C) Establecer con claridad la toma de decisiones. Las tareas en el proceso PBF es un reto crucial para que funcione correctamente. Establecer perfiles y roles claros en la toma de decisiones contribuye a evitar duplicidades y a asegurar la adopción del proceso por los stakeholders relevantes.

D) Incentivar de manera apropiada.

  1. Integrar los procesos PBF priorizando una alta calidad del dato. El proceso PBF y la información que integra involucran a gran parte de la compañía, impactando en todas las áreas de negocio. La gestión de estos datos debería reflejarlo. El proceso debe incorporar Business Intelligence y ser utilizado en el desarrollo de los objetivos estratégicos. Estas son las acciones clave a conseguir,

E) Alinear drivers de valor a todos los niveles de la empresa. Revisar estructuras y requisitos de información para garantizar que el proceso de PBF se construye en torno a datos alineados con factores que impulsan   el valor del negocio y apoyan el cumplimiento la estrategia a largo plazo.

F) Incorporar datos externos cuando sea necesario. Los datos sobre demanda del consumidor, la información sobre proveedores, los datos económicos o del gobierno y la información sobre la competencia, pueden ser apropiados. Deben incorporarse, en tiempo real, al proceso de PBF para impulsar una modelización de escenarios precisa, fiable y flexible.

G) Utilizar Rolling forecasts. Los rolling forecasts mensuales (alineados con el modelo operativo del negocio) proveen una visión más actualizada   del desempeño de la empresa para el logro de sus objetivos estratégicos. De este modo, la atención de la dirección se centra en el futuro y no en el pasado, y se permite una toma de decisiones y una reasignación de recursos más rápida cuando las previsiones se desvían del objetivo.

H) Implantar un mejor gobierno de los datos. Asignar claramente la responsabilidad de manejo de información en toda la empresa y eliminar silos de propiedad de la misma. Esto permitirá manejar información concisa, consistente y completa en torno a los procesos clave y dar una versión única de la realidad.

  1. Implementar soluciones tecnológicas eficaces y escalables. La tecnología ha pasado de ser un proveedor “one-off” de análisis estáticos a un facilitador más regular, rápido y dinámico del proceso. Las soluciones Cloud están haciendo posible la elaboración de informes en tiempo real, integrando mejoras continuas con un coste menor, lo que deriva en una mayor eficiencia y eficacia en el proceso. Estas son las acciones clave a ejecutar,

I) Estar próximo a la evolución del mercado de la tecnología donde se pueden lograr beneficios tangibles. Con nuevos players compitiendo con proveedores tradicionales, el coste del software continúa cayendo y nuevas funcionalidades mejorando. La empresa precisa monitorizar constantemente su mercado externo.

J) Ser claro en el plan de inversión. Las empresas necesitan saber si el modelo de negocio es eficaz, eficiente o ambos. Debe asimismo permitir el seguimiento de los beneficios, por ejemplo, maximizar la utilización de los recursos mediante una mejor asignación de los mismos, o la automatización que permite una reducción de costes.

K) Comprender que la tecnología es un facilitador, no una solución rápida al negocio. La tecnología ofrece muchas ventajas, permitiendo a toda la empresa la automatización de procesos y reportings específicos. La integridad de los datos y de sus procesos asociados debe ser asegurada en primer lugar.

L) Lograr una ventaja competitiva. Las organizaciones precisan ser capaces de reaccionar rápidamente a riesgos y oportunidades en el mercado, que les permita lograr una ventaja competitiva. Las herramientas actuales, permitiendo grandes modelizaciones de escenarios y análisis predictivos, no se están explotando actualmente en todo su potencial.

Para concluir está claro que resulta clave disponer de un marco de control de gestión económico-financiera totalmente integrado que ofrezca una visibilidad global de las actividades que proporcionan crecimiento de forma directa, y sirva de base para asignar recursos de manera eficiente a fin de apoyar la estrategia.

Las ventajas de externalizar a través de Heras Consulting la implementación y el seguimiento de un liderazgo empresarial ágil, son las que siguen :

  • Profesionales con dilatada experiencia, amplios conocimientos, y habilidades directivas, capaces de gestionar proyectos de cambio empresarial.
  • Reducción de costes fijos y flexibilidad en el desarrollo de los proyectos.
  • Se vence la resistencia al cambio de la mano de directivos con perspectivas independientes.
  • Liberación de recursos y esfuerzos que se centran en el corazón de la actividad del negocio.
  • Adaptación e inmediatez a las necesidades temporales.
  • Refuerza la capacidad de ejecución del empresario, o equipo directivo actual, a través de la transferencia programada del conocimiento .
  • Se consiguen rápidamente ventajas competitivas con impacto en resultados.
  • Posibilidad de convertir el servicio en asesoramiento continuo al empresario.

Nuestro objetivo es claro, aportar valor y un total compromiso con los resultados de nuestros clientes.

Juan Antonio Heras
Consultor, Auditor, Mentor, Formador
Heras Consulting

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