LA MEJOR GESTIÓN BASADA EN PROCESOS PARA LAS PYMES

LA MEJOR GESTIÓN BASADA EN PROCESOS PARA LAS PYMES

En un mundo VUCA, complejo y extremadamente incierto, como el que vivimos, cualquier tipo de organización tiene la necesidad de funcionar con un sistema de gestión que sea ágil. Demos un nuevo paso más y profundicemos en un elemento clave que es el enfoque de la gestión basada en procesos que permitan un flujo de valor eficiente y que optimice los recursos utilizados, además con herramientas de digitalización y automatización.

La misión de una organización da lugar a una serie de actividades a desarrollar para la aportación de un flujo de valor a la sociedad, habitualmente a través de sus usuarios o clientes del producto y/o servicio ofrecido y consumido por el mercado.

En el momento que estas actividades desarrolladas se entienden y gestionan como procesos interrelacionados que funcionan como un sistema ordenado y estructurado, se alcanzan resultados coherentes y previsibles de manera más eficaz y eficiente.

Una de las condiciones para que un sistema de gestión sea ágil es que se componga de procesos interrelacionados que interactúan entre sí . Entender cómo este sistema produce los resultados permite a una organización optimizar su gestión y en consecuencia su desempeño, de forma alineada con su estrategia.

Pero qué son exactamente los procesos en una organización ?. En el sentido más amplio, se pueden definir como grupos de tareas y actividades que juntas, transforman las entrades del flujo de valor en salidas con un valor adicional más elevado en los productos o servicios diseñados que alcancen su entrega al cliente.

Dentro de las organizaciones, estas entradas y salidas pueden ser tan variadas como los recursos utilizados, la información y las personas.

Suele distinguirse entre tres tipos de procesos :

  • Procesos estratégicos: su definición se suele corresponder a los que se desarrollan en los ámbitos de cargos de dirección, y atienden principalmente a procesos de carácter estratégico que condicionan la definición y la consideración de los demás procesos y actividades con vistas a ofrecer un soporte para la toma de decisiones acertadas, fortalecer la operativa del negocio y contribuir a mejorar la perspectiva del cliente.
  • Procesos operacionales: son aquellos que aportan el flujo de valor fundamental de las actividades de la organización con sus clientes y usuarios, persiguiendo como fin principal la satisfacción de sus necesidades y expectativas. Son aquellos procesos que conforman el corazón del negocio, por ejemplo la gestión comercial, el diseño y  fabricación de los productos, la logística de los mismos, entre otros.

El desarrollo y la definición del mapa de procesos para esta tipología debe realizarse de un modo especialmente meticuloso, identificando cada proceso en el punto final de su recorrido (la prestación del servicio o producto al cliente), y trazando en sentido inverso una línea que nos lleve hasta su punto de inicio indicando tareas, actividades y subprocesos que directa o indirectamente dependan de él.

  • Procesos de soporte : también llamados procesos de apoyo, complementan a los procesos definidos anteriormente. Pese a ser procesos menores desde un punto de vista estructural, condicionan enormemente el desempeño de procesos anteriormente mencionados y determinan en muchos casos el éxito y el desempeño eficiente de los mismos. Ejemplos de estos procesos son las compras, el mantenimiento, las TICs, las finanzas, los recursos humanos, entre otros.

Todos los procesos que hemos mencionado aportan valor si están bien definidos, dimensionados y gestionados, a un destino final que es el cliente. El cliente puedes ser interno dentro de la organización que espera un valor añadido a su flujo de trabajo o proceso a gestionar, o externo que tiene la expectativa de cubrir una necesidad a través de un producto o servicio entregado, conforme a sus requerimientos.

Para que una cadena de valor sea óptima debe existir un flujo constante, de modo que no existan interrupciones, retrasos, obstáculos  que den lugar a cuellos de botella.

La aplicación eficaz del enfoque de gestión basado en procesos requiere incorporar el ciclo PDCA en los distintos tipos de procesos antes descritos.

(Plan) Planificar: definir cuál debe ser el resultado ofrecido por el proceso, y establecer las actividades, recursos y responsabilidades necesarios para lograrlo.

(Do) Hacer: llevar a cabo las actividades planificadas en los términos previstos.

(Check) Verificar: tras la ejecución del proceso, realizar el seguimiento y medición sobre los resultados alcanzados y valorar su adecuación sobre los objetivos planificados.

(Act) Actuar: tomar acciones para corregir las posibles desviaciones encontradas, o bien para mejorar los resultados previstos inicialmente.

El ciclo PDCA crea un círculo virtuoso en la gestión de la organización hacia la mejora continua y una toma de conciencia entre el personal de la empresa que cualquier situación por buena que sea siempre es susceptible de ser mejorada.

Cómo podríamos hacer para que el flujo de valor fuese entregado al cliente siempre en mejores condiciones, más rápido, utilizando menos recursos, con mayor calidad, satisfaciendo constantemente nuevas necesidades ¿. La respuesta la encontramos en la transformación digital como concepto que se concreta en una serie de herramientas tecnológicas (información y datos, gestión documental, realidad aumentada, inteligencia artificial, robotización, blockchain, internet de las cosas, impresión 3D, entre otras) en continua evolución que integrándose en el rediseño de los procesos los convierten en más eficientes de manera continua y por tanto incrementan su capacidad.

Cada sector, cada organización, cada actividad, cada proceso, cada procedimiento, tendrá su tecnología, o combinación entre ellas, que pueden transformar sus formas de ejecución hacia la mejora y como consecuencia una situación óptima. Lo más complicado no será la elección de una tecnología u otra para conseguir mejores resultados, lo más complejo será realizar una gestión del cambio adecuada con las personas que ejecutan los procesos en cuestión para vencer resistencias, que en ocasiones extrañas incluso pueden originarse en la alta dirección de la organización.

A modo de resumen, qué beneficios comporta a cualquier organización tener su sistema de gestión basado en procesos ¿. Desde Heras Consulting entendemos que las siguientes :

  • Costes más bajos y períodos más cortos a través del uso eficaz de los recursos.
  • Resultados mejorados, consistentes y predecibles.
  • Identificación y priorización de las oportunidades de mejora.
  • Definir sistemáticamente las actividades necesarias para obtener un resultado previsto.
  • Establecer responsabilidades claras para gestionar las actividades o procesos clave.
  • Analizar y medir la capacidad de las actividades clave.
  • Identificar las interfaces de las actividades clave dentro y entre las funciones de la organización.
  • Identificar los factores, tales como recursos, métodos y materiales, que mejorarán las actividades de la organización.
  • Evaluar los riesgos, las consecuencias y los impactos de las actividades sobre los clientes, los proveedores y otras partes interesadas.

Además en Heras Consulting creemos que una gestión económica y financiera que proporcione fiabilidad, solvencia, capacidad y recursos, es fundamental para la estabilidad, desarrollo y crecimiento de los negocios. Desde el análisis de los Procesos que se ejecutan en la empresa y su mejora continua podemos desarrollar una gestión económica y financiera cada vez más eficiente que proporcione incremento de capacidades para toda la organización.

Aspectos como la previsión y gestión de la tesorería, asegurar la liquidez, la negociación bancaria y búsqueda de financiación, la planificación presupuestaria de gastos, su posible reducción al mínimo operativo, y el análisis de sus desviaciones, proporcionan  control y apoyo en la dirección estratégica de las empresas.

Las ventajas de externalizar a través de Heras Consulting la implementación y el seguimiento de un liderazgo empresarial ágil, son las que siguen :

  • Profesionales con dilatada experiencia, amplios conocimientos, y habilidades directivas, capaces de gestionar proyectos de cambio empresarial.
  • Reducción de costes fijos y flexibilidad en el desarrollo de los proyectos.
  • Se vence la resistencia al cambio de la mano de directivos con perspectivas independientes.
  • Liberación de recursos y esfuerzos que se centran en el corazón de la actividad del negocio.
  • Adaptación e inmediatez a las necesidades temporales.
  • Refuerza la capacidad de ejecución del empresario, o equipo directivo actual, a través de la transferencia programada del conocimiento .
  • Se consiguen rápidamente ventajas competitivas con impacto en resultados.
  • Posibilidad de convertir el servicio en asesoramiento continuo al empresario.

Nuestro objetivo es claro, aportar valor y un total compromiso con los resultados de nuestros clientes

Juan Antonio Heras
Consultor, Auditor, Mentor, Formador
Heras Consulting

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